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Unternehmenskultur schaffen als zentrale Aufgabe aus New Work, Pluralisierung und Diversifikation

Steuerung und Lenkung des Change – Prozesses mit „pandemischen Erfahrungen“ als New Work Debüt zum „New Normal“?

In Veränderungsprozessen hat sich die Etablierung einer Steuerungsgruppe als zentrale Vernetzungsinstanz im Unternehmen etabliert als Ansprechpartner für Mitarbeiter, Projektleiter, weitere Führungskräfte und die Geschäftsführung selbst. Sie ist damit der Unit, der die Entscheidungs- und Controlling -Funktion ebenso wahrnimmt, wie die interne Kommunikation und eine mikropolitische Funktion innerhalb des Unternehmens. Von der Wahrnehmung dieses Unit hängt ihr Erfolg ab – somit sind die Arbeitsanforderungen wie auch für den Einzelnen identisch geblieben. Um inhaltlich erfolgreich zu sein, muss die Gruppe, die das Schnittstellenmanagement innerhalb des Unternehmens betreibt, in ihrer Zusammensetzung Handlungsfähigkeit durch Entscheidungskompetenz innehaben. Auch hier gleicht sich die Erfolgsvoraussetzung für jedes Projekt: Führung und Entscheidungskompetenz gehören in eine Hand, sonst zerfasert Zuständigkeit und Verantwortung.

Inwieweit hat sich das Erfordernis der virtuellen Zusammenarbeit durch die Pandemie auf den Erfolg der Mitarbeiter und der Gruppen ausgewirkt? Ist der New Work Deal erfolgreich ins -wenn auch erzwungene – Debüt gegangen?

Interessant dazu zu lesen ist eine aktuelle Studie der Fraunhofer IAO „Virtuell innovativ. Zusammenarbeit und Innovationskraft am Standort Deutschland gestalten“. Im Auftrag von Fraunhofer IAO hat Forsa im Februar 2021 eine telefonische Befragung von 328 mittelständischen und großen Unternehmen durchgeführt mit dem Ziel herauszufinden, wie sich die Auswirkung der virtuellen Zusammenarbeit auf die einzelnen Unternehmen und den Innovationsstandort Deutschland ausgewirkt hat.

Ergebnis zusammengefasst: Eine hybride Mischung aus Präsenz und mobilem Arbeiten wird sich (da wo es möglich ist) durchsetzen.

Dazu kommen jedoch aktuell die sonstigen Veränderungen in der Arbeitswelt wie Diversifikation und Pluralisierung. So arbeiten aktuell bis zu fünf Generationen mit unterschiedlichen Lebensphasen in einem Unternehmen. Damit wird die Rolle der Unternehmenskultur noch bedeutsamer, die zentrale Gestaltungsaufgabe der Unternehmensleitung und der Steuerungsgruppe.

Eine starke Unternehmenskultur ist die Summe aller Annahmen, die erlernt worden sind und ist wiederum die Voraussetzung für das Ausschöpfen von Innovationspotenzial . Zugleich bedarf eine gelebte Unternehmenskultur, die vom Einzelnen nicht gestaltet werden kann, einer Hintergrundstruktur, die nicht sichtbar ist, aber trägt. Unternehmenskultur wird gelernt und gelebt, ist ein sich weitervermittelnder Vorgang, der Treiber von Innovation. Wie ist es aber in virtuellen Runden mit der Innovationskraft bestellt? Der eingebübte Kontakt ist weggefallen, der Zufall des Aufeinandertreffens in den Büroräumen, der Cafeteria, dem Raucherplätzchen ebenso. Es sind Vakua entstanden und hier schließt sich der Kreis: eine gelebte Unternehmenskultur mit klar definierten Leitplanken kann – wenn auch nur zum Teil – solche Vakua füllen helfen.

Die Mehrheit der bei der Studie Befragten gibt an, die virtuelle Zusammenarbeit habe sich insgesamt positiv auf die Innovationskraft ausgewirkt. Der detaillierte Blick zeigt, dass wie zu erwarten war, die Wirtschaftsleistung insgesamt in 2020 abgenommen hat. Der Output der Innovation war identisch wie 2019, nicht jedoch bei der Anmeldung von Patenten, wobei gleichzeitig der Anteil von Unternehmen überwiegt, die Innovation von Geschäftspraktiken und Beziehungen zu Kunden ausbauen konnten.

Ein besonders hervorzuhebender Effekt ist die deutliche Zunahme von Veränderungsbereitschaft. Durch virtuelle Eigenverantwortung hat die Beteiligungsbereitschaft und die Übernahme von Verantwortung in der Gruppe zugenommen. Im Debüt für die New Work konnten einerseits die Artefakte in Schaffung der technischen Voraussetzungen, andererseits die Werte und Normen in neuen angepassten strategischen und organisatorischen Rahmenbedingungen umgesetzt werden. Damit sind die Voraussetzungen bei den aktiven und nicht von deutlichen anderen Problemen überrollten Unternehmen bereits geschaffen, um im „New Normal“ mit gelebter Unternehmenskultur hybrid gemeinsam arbeiten zu können. Sie sollten Beispiel und Motor sein für die Umsetzungshilfe in anderen Unternehmen.

Dieser Umgestaltung folgen müssen dann Experimentierräume in der Infrastruktur der Unternehmen durch Experimentierräume wo sich Mitarbeiter regelmäßig zum Austausch und zum gemeinsamen Arbeiten treffen können; was nicht nur physische Räume sein müssen. Diese virtuellen oder physischen Räume sollten die freie Entfaltung ermöglichen, in denen es erwünscht ist, sich mit Mut und Entscheidungsfreude auszuprobieren. Damit werden zum einen Entscheidungsräume für den einzelnen Mitarbeiter vergrößert und zugleich Führungspotential erkannt. Wichtig sind dabei die Definition von Zielen und Milestones, um den Prozess zu lenken und gemeinsam zu steuern. Insoweit hat sich zur „alten Arbeitswelt“ nichts geändert….

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Struktural design – Thought Splinters

1.    The issue

Governance is typically associated with larger organizations. The question here is whether Governance is needed also for the lone founder in the first generation. One can counter this proposal with arguments such as: the scope of activities is too small; and as the founder owns all the shares, he or she will be autonomous in their decision-making, anyway. The risk is to establish a rubber-stamp board only. Its task is merely to waive through the proposals of the CEO.

2.    The need

Governance serves to safeguard the quality of leadership. Modern theory emphasizes the potential deficiencies in the leadership in large, public enterprises by an agent who follows his or her own interests. Clearly, these risks are irrelevant when the owner serves as the CEO. However, this is just one risk. As a matter of fact, the first generation is phase with the highest risk of all. There is the “Liability of Smallness”: The small business entity can be shaken by shocks in the market or in the financial situation. There is the “Liability of Newness”: The acting managers simply do not yet have sufficient experience in coping with the manifold challenger. But even the extraordinarily successful owner and manager faces a very peculiar risk – causally linked to the experience of being successful: Overconfidence and hubris. Ownership might give the orientation for developing the business, but it does not by itself provide the competence to reach the targets. For all these reasons the failure rate during the first generation is remarkably high. Reading the second or third generation improves the sustainability significantly.

Important means of reducing the risk exposure and increasing the sustainability are – in most cases – not yet available for the first generation such as: financial reserves in the company or even some wealth outside the company or diversification of the business activities. Therefore, deploying the instruments of Governance is even more important to the securing of sustainability in this dangerous first generation.

3.    The implementation

Good Governance begins with the composition of the Executive Team. The typical founder is a businessperson, the executive for markets and operations. He or she then needs a counterpart for Controlling and Financial Management – normally comprising the Administration, too. This person should provide complementary know-how. The responsible person should also act as countervailing influence in analyzing the risks and opportunities of the business. It is in the best interest of the owner to have a person with autonomous judgement and the courage to defend this judgement in a discussion with opposing views.

This Top Management Team should then report to an “institution”. In the early phase of the development, this institution is – most likely – not a board with quite a few members. In this phase, we either find one person only to reports to or a small group of three individuals. Start with the “minimum” – design of a reporting relationship. “Reporting” might not be the best expression: “Shared reflection” might be a more illustrative term. There are basically two role models in professional activities which could provide a helpful analogy: The Coach and the Supervisor.

The Coach is a counterpart who takes care of the psychological, physical, and functional well-being of his or her client. There is a role of a Coach more oriented towards the psychical constitution of the client. But there is also a practice “Management Coaching” which focus as on the managerial performance. This is then, of course an ongoing relationship.

The other role is that of a “Supervisor”. Supervision is an established professional activity not only in the practice of psychotherapists. We see that in a wider context. Each profession has – most likely – an institution that can review the performance of its members in a specific case. For a long time (more than a century) companies must or may voluntarily engage Public Certified Auditors. Owners are well-advised the Statement of Accounts. Owners should ask the responsible partner in the Audit Firm to give his or her view from a “Supervision” perspective. This is an addition to the routine auditing work. An experienced partner in a qualified Audit Firm can cover an important range of evaluations of the business activity.

As the start-up grows to the size of an enterprise this initial structure of a sole persons develops into a board with several positions. To deploy the benefits of a board an intense and trusting communication among all participants is required. A small group provides advantageous conditions for communicating.

To deploy the benefits of a board a group of three non-executive board members seems appropriate. In a one-tire-board system this group would be complemented by the CEO and CFO as executive board members. In such a comparatively small group an intensive net of communication can develop.

4.    The role of the Chairman

Who should act as Chairperson in such a board? First question is whether a Chairperson is needed at all? This question is to be answered with “yes”. The sole owner is a powerful person anyway and Governance is therefore a delicate process. There is the risk that the board develops to a kind of talking shop, exchanging interesting points of view but without conclusions, decisions, and action programs. To prevent such a derailment a Chairperson is necessary with the responsibility to facilitate an efficient process. Process responsibility is the key word – the responsibility for the content of decision-making rest with the entire group. Often the managing owner is reluctant to assume the Chair even in a one-tier-system. From a Governance perspective it is better, anyway, to separate the Chair and the CEO-function. Thus, the natural design is to assign a non-executive board member to the Chair.

These design criteria may be different according to the specific persons involved. In addition, criteria might be adjusted fairly frequently over time. The important thing is to get started at all. Introducing Governance in the first generation is an important prerequisite for the successful transfer to the next generation.